O relatório é um documento em que se registram observações, pesquisas, investigações, fatos, variando de acordo com o assunto e com as finalidades. Assim, há, por exemplo, relatório executivo, operacional, de estágio, de auditoria, de reunião de estudos.
A redação é a etapa final do desenvolvimento de um processo. Só será bem feita se as etapas iniciais tiverem sido todas cumpridas com dedicação e cuidado. Para redigir bem, o relator deve ter expressão lingüística desenvolvida pelo treino constante de redação alicerçada em bons conhecimentos gramaticais. A clareza e a correção devem constituir-se em preocupação constante para se conseguir um texto de leitura fácil e agradável.
Etapas da redação de um relatório
1) ATITUDES ANTES DE SE INICIAR O TRABALHO DE CAMPO
Deve haver preparação intelectual para perfeito conhecimento do assunto a ser tratado no relatório.
Disposição psicológica positiva facilitará a tarefa e o deixará mais atento e disposto para a realização do trabalho todo.
A fixação dos objetivos, das finalidades é imprescindível para o correto desenvolvimento das atividades.
A determinação dos métodos de trabalho ser feita criteriosamente, levando em conta os objetivos, as circunstâncias, os recursos – é a marcação de como será percorrido o caminho.
Adequação ao destinatário: você irá comunicar-se de acordo com quem receberá a sua mensagem. Use a linguagem que irá atingir mais eficazmente quem irá ler e avaliar o relatório. Pense no destinatário antes de iniciar o trabalho, para fazer as suas opções com mais acerto.
2) DURANTE O TRABALHO DE CAMPO
Observações devem ser cuidadosas, muito atentas. Para observar, concentre-se no trabalho, evitando distrações que desviem a atenção.
Anotações: não confie na memória nem a sobrecarregue. As anotações é que darão os dados para a redação do relatório.
A seleção das observações relevantes é feita nos momentos de reflexão sobre o que já foi realizado, num processo de avaliação parcial.
Conclusões parciais decorrem da seleção de observações e de sua avaliação.
Recomendações: quais você apresenta, se o relatório é de caráter consultivo. Assuma posições com base em argumentos decorrentes dos fatos comprovados.
Comentários dos outros envolvidos no trabalho. Se o seu texto relata observações sobre o trabalho de outras pessoas, é preciso saber a opinião, as justificativas, as explicações – enfim, os argumentos que elas têm para explicar os fatos, esclarecer as dúvidas.
Reavaliação do trabalho é uma reflexão sobre o que se fez para determinar os valores e estabelecer os níveis de importância dos elementos que serão relatados.
3) ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO - RASCUNHO
Esquematize o relatório antes de iniciar a redação.
Cabeçalhos breves facilitam a leitura e despertam mais interesse.
A linguagem deve ser clara, correta, concisa, adequada. É primordial conhecer bem as normas da Língua Portuguesa para reproduzir um texto em bom nível. Evite a linguagem afetiva num trabalho que deve ser técnico.
A revisão do texto deve ser feita várias vezes no rascunho. Dê um espaço de tempo entre uma e outra releitura, para ter uma visão crítica mais acurada sobre o que escreveu.
4) REDAÇÃO FINAL
Reestude o texto do rascunho. Reveja não só suas observações, opiniões, mas também a expressão lingüística.
Reescreva o que for necessário, não se acomode nem seja impaciente.
Cuide bem da apresentação gráfica, com boa grafia, para que o trabalho possa ser lido com facilidade. Não deve haver grafismos desnecessários, como abuso de sublinhados e de maiúsculas.
A ilustração com mapas, gráficos, gravuras facilita a comunicação. Observe se é conveniente intercalar as ilustrações no texto ou se é melhor abrir mais uma seção no final para as ilustrações.
A revisão deve ser cuidadosa tanto no aspecto gráfico quanto no conteúdo. Se possível, peça para um colega fazer a revisão.
Date, assine e encaminhe o relatório.
